“社内語”を消す！広報文AIリライト手順

「このプロジェクト、なるはやでローンチ予定です」。社内では当たり前の言葉も、一歩外に出ると意味が通じない「社内語」かもしれません。

せっかくの製品やサービスのお知らせも、社内語が多いとお客様には魅力が半減。今回は、そんな広報文の悩みをAIで解決する手順をご紹介します。

なぜ？社内語が伝わらない「壁」

会社で毎日使っていると、それが「特別な言葉」だと気づきにくいものです。でも、初めて聞く人にとっては、外国語のように聞こえてしまうこともあります。

例えば、家族や友人との間だけで通じる「あだ名」を、学校や職場でいきなり使っても「誰のこと？」となりますよね。社内語もこれとまったく同じです。

専門用語や略語が多すぎると、読む人は内容を理解する前に疲れてしまいます。結果として、せっかくの面白い情報も、読まれることなく閉じられてしまうのです。

これは、お店の前に見えない壁を作っているようなもの。お客様に入ってきてほしいのに、壁のせいで誰も入れない…そんな悲しい状況は避けたいですよね。

ここがポイント: 社内語は、知らない人にとっては理解できない「壁」になり、大切な情報が伝わらなくなる原因になる。

では、どうすれば社内語の壁をなくせるのでしょうか。そこで活躍するのが、ChatGPTやGemini、Grokといった生成AI（大規模言語モデル）です。

AIは、まるで世界中の本を読んだ「ものすごく賢い翻訳家」だと考えてみてください。たくさんの言葉や文章のパターンを知っているので、「この難しい言葉は、もっと簡単な言葉で言うとこうだね」と教えてくれます。

私たちが「この文章、もっと分かりやすくして」とお願いすると、AIは記憶している膨大なデータから、最適な言葉を選んで文章を書き直してくれるのです。

たとえば「可及的速やかに（かきゅうてきすみやかに）」という言葉を「できるだけ早く」と言い換えるように、文脈に合った、より平易な表現を提案してくれます。

ここがポイント: AIは、膨大な言葉を知っている「賢い翻訳家」のように、難しい社内語を誰もがわかる言葉に変換してくれる。

AIにお願いすれば、誰でも簡単に分かりやすい文章が作れます。具体的な手順を3つのステップで見ていきましょう。

まずはAIに、「あなたはプロの広報担当者です」と役割を与えます。そして「この記事を読むのは、中学生です」「商品の魅力を伝えて、好きになってもらうのが目的です」のように、目的とターゲットを具体的に伝えます。

これを「プロンプト（指示文）」と呼びます。最初の指示が明確なほど、AIはあなたの意図を正確に理解してくれます。

次に、あなたの会社で使われている社内語や専門用語のリストをAIに渡します。そして、「これらの言葉を、専門知識がない人でも分かるように言い換えてください」とお願いしましょう。

AIは、それぞれの言葉に対して、分かりやすい代替案をいくつか提案してくれます。これを手元に置いておくだけでも、今後の文章作成がぐっと楽になります。

最後に、元の広報文をAIに読み込ませ、「ステップ1の指示とステップ2のリストを参考にして、文章全体を書き直してください」と依頼します。

AIは、自然で分かりやすい文章をあっという間に作成してくれます。ただし、AIも完璧ではありません。最終的には必ず自分の目で読んで、意図が正しく伝わるか、不自然な部分はないかを確認する作業が大切です。

ここがポイント: 「役割の指示」「言い換えリスト作成」「全体のリライトと最終確認」の3ステップで、誰でも簡単にAIを活用できる。

今回は、AIを使って広報文から社内語をなくす手順を紹介しました。AIは、私たちの仕事を奪うものではなく、より良くするための強力な「アシスタント（助手）」です。

難しい言葉の翻訳や文章の整理はAIに任せ、私たちは「本当に伝えたいことは何か」を考える時間をもっと大切にできます。

AIを上手に活用して、あなたの会社の魅力を、もっとたくさんの人に分かりやすく届けていきましょう。

ここがポイント: AIを頼れるアシスタントとして使うことで、より本質的な広報活動に集中できるようになる。